Роль и важность закупок в компании

Если вы меня спросите, как я начал работать в закупках, то, возможно, как и многие из коллег, отвечу: “Случайно”. Но потом затянуло. И уже 9 лет. 

Дело в том, что в Украине нет образования в университетах по специальности «Менеджер по закупкам». Можно только пройти обучение в школе IPSM, резидентом которой является директор по закупкам компании INTECH Алена Курамшина, а также получить дополнительные навыки на тренингах и конференциях.

Работа в закупках – это когда ты немного финансист, бухгалтер, аналитик, логист, брокер и аудитор. При этом неплохо иметь еще навыки психолога, сыщика и спикера. Именно поэтому я и люблю свою работу.  

Отдел закупок — это как личный аккаунт Google в компании. Его роль заключается не только в экономии денежных средств, а и в связи с внешним миром, поиске новых и эффективных решений, постоянной коммуникации с заказчиками.  

Закупщик должен приносить в компанию все новые изменения, которые происходят на рынке, а также реализовывать их с помощью поддержки и одобрения руководства компании, таких как СЕО и СРО. Без их поддержки и единого мышления, менеджер может упереться в стену преград. Но также стоит отметить, что в целом важна команда единомышленников в закупках.

После появления полноценной функции закупок, в компании без реформ не обойтись. Существует давняя история сопротивления заказчика к появлению закупщика. Но будущее развитие компании зависит только от одной и другой стороны. Если все зрело смотрят на бизнес и видят конечный результат, то эффект будет в ближайшее время. Это быстрая победа и пример сплочённой работы команды. 

Бывает же другая сторона медали, когда либо заказчик отказывается предоставлять информацию, необходимую закупщику для качественного выполнения своей работы, либо закупщик постоянно отклоняет заявки заказчика со словами: «Читай Политику по закупкам. Там все написано!». Такие ситуации к результату никогда не приведут.

В Украине много компаний имеют отделы по закупкам, но уровень зрелости закупок совсем разный. В 2012 году, когда я начинал работать в отделе снабжения одного предприятия, то получал заявки на закупку в бумажном виде с кучей подписей о согласовании. Решение о закупке содержало около 10 подписей, причем закупка была не материальна, около 5-10 тыс. грн. С таким подходом, естественно, быстро и далеко не продвинешься.

На сегодняшний день я работаю в компании, которая прошла уже несколько этапов зрелости в закупках и находится на достаточно высоком уровне. Сейчас активно внедряется процесс автоматизации закупок и всех процессов компании. Процесс P2P (procurement to pay) «от закупки до оплаты» полностью автоматизирован.

В последние годы можно отметить изменения в лучшую сторону. Все больше компаний приходят к выводу, что налаженный процесс в закупках принесет большую выгоду бизнесу. Это и конкурентное преимущество на рынке, экономия средств и времени, стабильность и прозрачность всех процессов.

Моя личная мотивация – это когда результат твоей работы превышает ожидания заказчика. Другими словами, я безумно рад, когда заказчик удовлетворен качеством выполнения его заявки.

И помните, эффективная функция закупок – это ВСЕГДА увеличение прибыльности компании.

Вы знаете, что уменьшение расходов на 1% увеличивает EBITDA на 3,8%? (источник https://ip-sm.com)