Ru

Автоматизация процессов – условие выживания предприятий

21. 07. 2021
Автоматизация процессов

Мария Коровина, Менеджер по автоматизации процессов

Меняться не обязательно, выживание – дело добровольное. И для такого «выживания» предприятиям необходимо вводить ряд мероприятий, соответствующих требованиям современного мира. Мы считаем, чем раньше предприятие становится на путь оптимизации своих бизнес-процессов, тем проще и эффективнее масштабировать бизнес. Автоматизация – один из процессов, который за долгое время существования успел оправдать возложенные на него надежды.

Обмен банковскими документами, расчет себестоимости, бюджетирование – теперь это не wish list процессов для автоматизации, а постоянно пополняемый перечень достигнутых целей. И чем больше процессов переехали на ПМЖ в автоматизированное информационное пространство, тем выше стало качество получаемых данных, соответственно, тем более обоснованными и подкреплёнными стали принятые управленческие решения.

Так, например, автоматизация процесса бюджетирования позволила владельцам средств вносить данные непосредственно в систему учета для оптимизации обработки такой информации специалистами финансового департамента. Унификация используемой аналитической информации, благодаря ссылкам на одни и те же справочники, позволила практически сразу получать в первом приближении данные по EBITDA сразу по всем департаментам бизнеса, и, соответственно, при необходимости тут же вносить корректировки. Кроме того, за счет оптимальной архитектуры блока «Бюджетирование», практически исключено отрицательное влияние человеческого фактора на формулы и алгоритмы расчетов, поскольку последние надёжно защищены, но, в то же время, при необходимости расширения функциональных возможностей, это не составит труда: все используемые бюджетные формы достаточно гибкие в настройках.

 

 

Особенности процесса автоматизации

Качество обработки и достоверность получаемой информации гарантирует система, сотрудники же – корректную их интерпретацию и качественный состав входящих данных. Поэтому не стоит полагать, что автоматизированное поле может давать высокие результаты самостоятельно. Достижение максимального качества – результат синергии двух факторов: человеческого и технического. Инвестиций, как временных, так и материальных, однозначно требуют оба. Такие инвестиции не что иное, как вклад в будущее компании. И пусть результат таких вложений виден через время, но оправдывает себя с превышением всяких ожиданий.

В качестве такого примера в рамках портфельных бизнесов UMG могу смело назвать процесс консолидации данных в пределах одной информационной системы: этот удивительный союз человека и техники вот уже несколько лет продуцирует данные управленческого учета с необходимым набором аналитических разрезов. Сотрудники вносят обработанную информацию в «дочерние базы данных» 1С; автоматические обмены же – собирают всё это в одном месте. Консолидация достигается с помощью такой архитектуры баз данных, при которой каждый отдельный бизнес живет обособленно от остальных, исключая тем самым негативное влияние ошибок учета на своих собратьев. В то же время, собирая все данные в едином месте, мы получаем общий свод по всей компании в целом. Да, маленьких баз данных очень много, а структура обменов между ними довольно разветвлена. И этот процесс мы тоже автоматизировали: имеющийся автоматизированный чек-лист показывает «пробелы» в данных или обменах и показывает, как именно их можно устранить. Теперь администрировать потоки информации стало в разы быстрее.

Другим примером идеального баланса в системе «человек – информационная база» служит пример автоматизации обмена первичными документами между логистической базой АртПорт и базой для ведения регламентированного учета 1С. Такая связка разнородных по функциональному назначению систем учета, несмотря на отличия в архитектуре, соответствует одновременно нескольким принципам оптимальности организации автоматизированного информационного пространства. Во-первых, информация вводится в месте её возникновения, что исключает повтор ввода данных и экономит время при обработке большого массива информации. Во-вторых, гибкость при настройке мапирования аналитики позволяет использовать разные по сути справочники и при этом удовлетворять потребности производственного и финансового подразделений в полноте аналитических разрезов. В-третьих, автоматические обмены практически исключают ошибки, возможные при ручной трансляции данных учета от одного департамента к другому.

Есть ли минусы в процессе автоматизации?

Однозначно да! Начав однажды, уже сложно остановиться. Предыдущие наши действия в части улучшения процессов показывают положительное влияние не только на бизнес в целом, но и на мелкие бизнес-процессы в частности. А это значит, что мы на верном пути, мотивированные и полны новых идей для воплощения их в жизнь. Автоматизация – это сложно, поэтому не стоить себя тешить мечтами о том, что этот путь усеян ромашками и пони. Это путь проб и ошибок, падений и фееричных полётов технической мысли, путь вложения огромных сил и получения еще больших результатов. И давайте помнить, что идеальная автоматизированная система учета – это асимптота. Её невозможно достичь, но мы решительны в своём стремлении к ней.

Все новости

Все новости